Sistemas de organización: Cómo gestionar el tiempo y aumentar tu productividad

Durante un confinamiento obligatorio, es muy fácil perder el control de las actividades que realizas durante las 24 horas.  ¿Te ha pasado que últimamente te sientes menos productivo? Si este es tu caso, te dejamos algunos métodos de gestión de tiempo y actividades para organizar proyectos que puedes aplicar fácilmente a tu rutina.

Método Getting Things Done:

Este es un método de gestión de actividades basado en el principio que necesitamos liberarnos de todas nuestras tareas pendientes guardadas en nuestra memoria y colocarlas en algún lugar visible y específico.

Este método también sugiere hacer cualquier nueva tarea que requiera menos de 2 minutos para realizarla, ya que es el mismo tiempo que nos suele tomar para postergarla.

Funciona de la siguiente manera:

• Anota todos tus pendientes en algún recurso confiable (pizarra, bloc de notas o un documento). No importa si están mezclados, para eso está el próximo paso. Recuerda que si algún pendiente te lleva menos de dos minutos realizarla, hazla.
• Organiza las tareas. Asígnale responsables, próximas acciones y una fecha probable para realizarla.  Allen sugiere el siguiente conjunto de listas para aquellos elementos que no pueden realizarse inmediatamente:
• Acciones próximas: Decide cuál es la próxima acción para el elemento que requiera tu atención. Por ejemplo, si el pendiente significa “Escribir un blog”, la acción próxima puede ser “Investigar sobre temas interesantes actuales”.
• Proyectos: Se clasifican de esta forma los pendientes que requieran más de una acción, se deben revisar periódicamente.
• En espera: Puedes clasificar de esta forma aquella tarea en la cual hayas delegado alguna acción en alguien o esperas un evento externo para continuar tu proyecto.
• Algún día/quizás: Estas son cosas que quieres hacer pero actualmente no es urgente. Por ejemplo “aprender chino”.
  

Revisa tu lista de acciones y recordatorios constantemente, ya que serán inútiles si no le damos continuidad.

Método Pomodoro:

Este método sirve para aumentar tu productividad con las tareas que tienes pendientes.  La idea es mantener toda la atención en una sola actividad o tarea con el fin de eliminar las interrupciones. Un ciclo pomodoro no se debe pausar; si por algún motivo debes interrumpirlo, el pomodoro se cancela y se  retoma después desde el inicio.

La duración del ciclo pomodoro es de 25 minutos sin distracciones realizando una tarea en específico, con pausas cortas de 5 minutos. Los ciclos pueden ser ajustados a los requerimientos de cada proyecto.

Las pausas son dedicadas a relajar el foco, evitando cualquier actividad. Ayudando de esta manera la sostenibilidad  del trabajo.

Es importante mencionar que luego de culminar cuatro “pomodoros”, el descanso puede extenderse hasta 15 minutos.

Método Kanban:

Kanban es un método para gestionar el trabajo que surgió en Toyota Production System (TPS). Funciona para administrar cada etapa del proyecto. Es muy utilizado en grandes empresas y se basa en la división de la tarea en cuadros que definen tu status. Este control se puede hacer manualmente con el uso de cuadros y post-its, por ejemplo, o por algún software de gestión.

Funciona de esta manera:

• Creas un cuadro con al menos tres divisiones: realizar, en curso y finalizado. Puedes agregar otras categorías como “pendiente de revisión” o “modificando”, según requieran tus proyectos.
• Crea tarjetas para identificar cada tarea y haz una breve descripción de cada actividad.
• Establece el  plazo y personas involucradas (en caso de que no sea sólo tu responsabilidad).
• Mantén actualizadas las tareas para tener una vista previa y rápida sobre los avances.
  

Método Matriz Eisenhower:

Este método radica en separar las tareas pendientes en cuatro cuadrantes para darte la posibilidad de tener una vista rápida, clara y visual de los elementos. Permite identificar aquellas acciones que sean necesarias de realizar o de eliminar y así, mejorar tu productividad.

Este funciona como se indica a continuación:

• Separa las tareas en cuadrantes:
  

1. Urgente e importante: Incluye aquellas tareas que hay que realizar de inmediato.
2. Importante, pero no urgente: Son tareas que puedes programar para hacer más adelante.
3. Urgente, pero no importante: Tareas que puedes delegar en otra persona.
4. Ni urgente ni importante: Tareas que puedes descartar o eliminar.
   

Es recomendable limitar el número de tareas de cada tipo a un máximo de ocho por cuadrante para asegurar que tengas un plan realista de gestión de tiempo.

¿Conocías previamente algunos de estos métodos? Con el tiempo, irás descubriendo que prácticas te ayudan a ser más productivo desde casa.